i filtri automatici e i filtri personalizzati di Excel, un valido aiuto per il database prototyping

In questo articolo vedremo come utilizzare i filtri automatici di Excel insieme ai filtri personalizzati e perchè sono veramente utili per eseguire dei semplici database prototyping.
Ovviamente li analizzeremo con il contributo di un breve video dove, insieme ai filtri automatici vedremo anche alcune opzioni di filtraggio personalizzato utili allo scopo.
Troverete il riferimento a questo argomento in Excel8020 Academy, oppure seguendo il link fondopagina…

Che cosa sono i filtri automatici di Excel?

I filtri automatici, o autofiltering in inglese, sono una Excel feature che si trova sotto 

” Home –> Ordina e Filtra –> Filtro”

In sostanza, applicando i filtri automatici ad un database Excel, la riga intestazioni viene utilizzata per – eventualmente – selezionare diversi valori dei relativi campi colonna, permettendo cosi di effettuare una scrematura delle informazioni e generare una tabella ridotta, simile a quella che si potrebbe ottenere applicando le formule standard.

La cosa interessante è che tale scrematura può essere effettuata a “cascata”, come vedremo nel video.

Purtroppo per automatizzare il risultato del filtri automatici serve il VBA, per cui, a questo livello, non è possibile introdurre nessun tipo di automazione.

Spesso ritorna molto utile raffinare il risultato tramite i filtri personalizzati.

Perchè impostare un filtro automatico?

#1: Verifica della correttezza dei risultati di alcune formule o query
Tramite diversi filtraggi è possibile ottenere gli stessi risultati che si ottengono da un report automatizzato e quindi è possibile verificare la correttezza dei risultati. Le possibilità di filtraggio sono innumerevoli se si utilizzano anche i filtri personalizzati ( su valori testuali, numerici, per date, fino anche al colore della cella).

Un filtro automatico, eventualmente utilizzato insieme ad un filtro personalizzato, è il metodo migliore per verificare il risultato di un report.

#2: Verifica della corettezza dei dati
Spesso succede di analizzare o di dover lavorare con database che non abbiamo creato noi, magari generati da qualche sw esterno (un SW di rendicontazione ad esempio, un CRM, un ERP aziendale).
Impostando un filtro automatico risulta molto semplice e veloce verificare alcuni aspetti riguardanti la corretta implementazione dei dati, ad esempio filtrando sui nomi potrei avere informazioni su eventuali errori di battitura, di spazi non voluti.

#3: Un valido aiuto per chi non ha molta esperienza in Excel
Se una persona non ha molta esperienza in Excel, un filtro automatico può semplificare molto il suo lavoro permettedogli di estrarre tabelle o report senza impostare nessuna formula complicata. La cosa interessante è che il risultato finale può essere salvato, come vedremo nel video, anche se a questo livello purtroppo non possono essere salvati i passi intermedi (i settaggi del filtro, per cui sarebbe necessario il VBA).
Quindi basta ricavare tabelle ” a mano” come spesso si vede fare: grazie ad un filtro automatico possiamo ottenere lo stesso risultato molto più velocemente.

 

Per concludere vi consiglio di accedere ai contenuti della Excel8020 Academy, dove potrete:

• Accedere al video che introduce l'esempio citato sopra
• Imparare e/o approfondire l'utilizzo dei filtri automatici e dei filtri personalizzati
• Scaricare lo sheet di riferimento con il database utilizzato nel video

 

 

Cosa abbiamo imparato da questo articolo e dai suoi contenuti

• Abbiamo imparato cosa sono e perchè si utilizzano i filtri automatici
• Abbiamo imparato ad impostare un filtro personalizzato
• Abbiamo capito come utilizzare i filtri automatici insieme ai filtri personalizati

Un saluto
Massimo